Requisitos Previos:
Para efectuar el proceso de cierre de un ejercicio hay ciertas actividades obligatorias que se deben cumplir:
- Proceso de cierre mensual
- Haber cerrado todos los meses del ejercicio que se desean cerrar. Se visualizará, en el proceso de cierre, un detalle de la tareas que se deben cumplir, las cuales puede que se lleven manualmente y el sistema no detecte en forma automática, por lo cual brindará un mensaje informativo.
A través de este proceso se contabilizará el asiento de cierre del ejercicio refundiendo la cuentas de resultado y dejando el resultado en la cuenta resultado del ejercicio, que debe tener asignada el código de observación 90.
Para efectuar el Pre cierre y cierre de mes sugerimos hacerlo haciendo doble clic sobre el mes que se quiere cerrar y con el combo Acción > Cerrar seleccionado.
Por otro lado, se necesita que el primer mes del siguiente ejercicio se encuentre abierto para poder registrar el asiento en dicho período, lo hacemos consultando el siguiente ejercicio.
Con todos los meses cerrados estamos en condiciones de efectuar el cierre de ejercicio.
Proceso de cierre
Para efectuar el cierre nos dirigimos a la opción de Asientos Contables en contabilidad.
Cuando ingresemos a la opción, presionar el botón Nuevo y seleccionar el tipo de asiento que generaremos como Cierre de cuentas. Allí, el sistema, muestra el cierre de cuentas de Resultados o Patrimoniales. En esta instancia puede seleccionar cualquiera, en ambos casos, hace los dos asientos.
En nuestro ejemplo, seleccionamos Resultado y nos solicita una confirmación para efectuar el asiento. Al finalizar nos muestra el movimiento que fue generado, donde podemos consultar el movimiento de resultado como patrimonial.
Este proceso generó el Asiento de Apertura en el próximo ejercicio.
Es normal que se efectúe para tener un saldo en las cuentas de movimiento normal, ejemplo: bancos, cuenta corriente de clientes y proveedores, pero no sea el saldo final, ya que los estudios contables pueden requerir el ingreso de movimientos.
Por este tema el sistema permite abrir el cierre de ejercicio que hemos efectuado sin eliminar el asiento de apertura, esto deja generar nuevos movimientos en el ejercicio, como nuestro ejemplo 2019.
Los nuevos saldos no serán reflejados en el ejercicio 2020 hasta que no se efectúe un nuevo proceso de cierre, que es el momento que el sistema traslada los saldos de un ejercicio la otro.
Para abrir el ejercicio consultamos el asiento que generamos en el cierre y presionamos el botón eliminar.
Posteriormente podemos abrir los meses en donde deseamos incorporar los movimientos.
AdvertMind sugiere utilizar la opción de pre-cierre, ya que de esta manera podemos ingresar los asientos contables de ajuste con un tipo de asiento habilitado sin la necesidad de abrir el mes.
En el caso de que se deba abrir el mes, el usuario debe ser consiente de que se eliminarán los asientos de diferencia de cambio, provisiones, posición de IVA, etc. dado que el movimiento puede afectar los saldos.