Consideraciones

Hay muchas agencias que, por su forma de trabajo, emiten facturas a los clientes según lo planificado o estimado, pero los Medios suelen demorarse en la entrega de certificaciones, en el caso de radios o los controles de emisión en revistas o el mismo control de televisión de los últimos días del mes, que se pueden demorar. 

Para esto se le brinda una opción a la gente de finanzas para que Emita una Factura con lo planificado, que llamamos versión inicial, la cual no bloquea el plan ni la orden, y permite efectuar los controles y cierre correspondiente. En ese momento cuando se encuentra todo controlado, hay dos posibilidades:

• Es posible que entre lo facturado inicialmente y el control haya una diferencia; en este caso, el dto. de finanzas emite una nueva factura, ahora, final por la diferencia entre la inicial y la actual.
• No se generó una diferencia entre lo facturado y el control final; en este caso, sugerimos marcar como facturado las pautas, para bloquear las pautas así no se modificar y no tener un pendiente de facturar erróneo.

Proceso emisión de Facturas

Vemos un ejemplo con un Plan que se encuentra Ordenado en donde se informa a la gente de finanzas que puede emitir la factura al cliente por un valor inicial.

En el momento de proceder a emitir la factura, se debe quitar el tilde de Versión Final, esto indica que se emite la factura en versión inicial y no va a bloquear el plan.

Al emitir la factura muestra el pendiente que se utilizó para planificar 

Una vez emitida la factura, volvemos a consultar el plan. Podemos observar que el plan y los avisos no cambiaron de estado a color verde y se encuentran habilitados para actualizar.

Se dispone de un registro donde se expone la factura inicial

En el caso de efectuar modificaciones al plan se ingresa una tarifa menor a la planeada.

Si consultamos la OT, podemos observar que tiene pendiente de facturar una diferencia del plan inicial, por lo cual, se puede emitir una N/C.

Al facturar nuevamente, si el plan ya no sufrirá cambios, podemos marcarlo como versión final.

Al momento de confirmar, se observa que se generará una N/C, en caso de tener saldo pendiente, se realizará una factura por la diferencia.

Se puede observar que el plan queda ahora facturado y ya no es posible modificarlo, a menos que se elimine la factura. 

Proceso de registración de facturas de proveedores

Al momento de realizar el Control y Registración de Facturas de Proveedores, se brinda una opción que se encuentra en la solapa lateral Opciones de Facturación. La opción se denomina “Versión Final” (por default marcado).

Al estar marcado, el sistema funciona normalmente marcando la orden como recibida la factura del medio y bloqueándola para modificaciones. Al estar desmarcado, la diferencia es que no marca la orden como recibida la factura del medio, es decir, que puede seguir modificándose como si no hubiese sido recibida la factura. 

NOTA: Si la factura se encuentra en estado cerrada (efectuado el control de avisos) la orden no puede ser modificada hasta que la factura sea registrada.

La factura resultante, al desmarcar Versión Final, sigue siendo igual a la factura si estuviese marcado. La diferencia es que la relación con la orden se almacena a nivel ítem y no al nivel día de emisión como lo hace la factura final.

Ejemplo: Se ingresa la factura desmarcando “Versión Final”.

Luego me permite modificar la Orden, por ejemplo, cambiando el costo de $48.36 por $20.

Consulta de OT hasta el momento, figura la factura de Versión Inicial y el pendiente de recibir factura luego de modificar la orden.

Para cerrar el ciclo de facturación del proveedor se puede registrar un nuevo comprobante de proveedor con el tilde de Versión final marcado, en este caso registra el valor pendiente. Si tiene pendiente de recibir 0 se puede Marcar Presupuestos como Facturado por el Proveedor 

Restricciones:

 A continuación enumeraremos las restricciones que existen sobre esta modalidad.

• Una vez que un Ítem de pauta tiene asociado una factura tanto de cliente como de proveedor el mismo NO puede ser eliminado (en todo caso se marca como rechazado).

• NO es posible facturar un Ítem de pauta de forma parcial con el tilde de versión final si el mismo tiene asociadas facturas de versión inicial.
• NO es posible agregar más avisos a un Ítem de pauta que esté facturado con versión final y tenga asociadas facturas de versión inicial. 
• NO es posible facturar como versión inicial a un Ítem de pauta que ya posea una factura de versión final.
• NO es posible hacer Nota de Crédito anula factura sobre una factura de versión inicial si ya tiene su factura de versión final realizada.