Si bien la mayoría de los países de Latinoamérica han implementado la denominada facturación electrónica debido a cambios normativos a nivel tributario, no es requisito que el proveedor valide o certifique su factura ante la entidad fiscal del país de destino antes de tramitar la facturación de sus servicios.


Por ejemplo, un proveedor de Europa no necesita validar o certificar su factura ante la autoridad fiscal de México, Costa Rica, Ecuador, Argentina u otro país.


Asimismo, si en el país de origen no existe la obligación oficial de validar o certificar la factura, el proveedor podrá ingresar el comprobante siguiendo el procedimiento que se detalla a continuación.


Cuando se trate de un proveedor del exterior o de un proveedor que no utilice comprobantes electrónicos, se deberá ingresar a la opción Comprobantes.

En el extremo derecho de la pantalla se visualizarán dos opciones:

  •  que permite descargar el listado de comprobantes que se exponen en la pantalla.
  •   que permite ingresar un nuevo comprobante.



El proceso de carga se divide en varias secciones. Al finalizar cada sección, se debe presionar el botón   ubicado debajo del apartado de adjuntos para continuar.


Al seleccionar la opción de ingreso, el sistema solicitará obligatoriamente adjuntar el archivo PDF desde el cual se obtendrán los datos del proveedor, número de factura, fecha e importe. 


Proceso:


1- Encabezado

Al adjuntar el archivo PDF, el sistema valida la información y realiza una carga automática de ciertos datos, tales como:

  • Proveedor

  • Importe total

  • Moneda

  • Tipo de documento (por ejemplo, factura)

  • Fecha

Se recomienda verificar que la información importada sea correcta.


2- Asociar a la solicitud

En esta sección se debe indicar el origen del comprobante, que puede ser:

  • Órdenes de publicidad (MEDIOS)

  • Presupuestos (PRODUCCIÓN)

  • Solicitudes de gastos (GASTOS)

Una vez seleccionado el origen, se debe utilizar el botón correspondiente para vincular el comprobante. En el caso de órdenes de publicidad, el botón puede variar según el origen seleccionado.


Cuando existan múltiples pedidos, se puede acotar la búsqueda utilizando los filtros superiores, tales como:

  • Fecha de emisión

  • Número de orden

  • Cliente asociado

Se debe tener en cuenta que pueden existir distintos motivos por los cuales el importe del comprobante no coincida con el de la orden o presupuesto, por ejemplo:

  • Comprobante parcial: cuando una orden de compra se factura en varias partes.

  • Diferencia por moneda: variación derivada del tipo de cambio aplicado en la contabilización.

  • Tarifa o aviso: facturación por ítems específicos de la orden de compra.


3- Documentos respaldatorios

En esta sección se deben adjuntar los documentos que respalden el comprobante. Estos pueden incluir:

  • Representación gráfica en PDF de la factura.

  • Copia en PDF de la orden de compra enviada por la agencia, donde se indique la referencia del presupuesto, pauta o solicitud de gasto.

  • Copia en PDF de correos electrónicos que avalen cambios de condiciones, en caso de que estos no se encuentren reflejados en la orden de compra.

Es fundamental adjuntar correctamente la documentación respaldatoria para evitar rechazos y demoras en la gestión del comprobante.

  • Proveedores de medios deben adjuntar: 
    • XML de la factura, 
    • representación gráfica de la factura (archivo PDF)
    • orden de compra de medios (importante la OCD debe estar cerrada)
    • testigos o soporte de la transacción (en caso de ser requeridos) Ej.: copia de mail.
  • Proveedores de producción deben adjuntar: 
    • XML de la factura, 
    • representación gráfica de la factura (archivo PDF)
    • orden de compra de producción (la OCD debe estar aprobada)
    • testigos o soporte de la transacción (en caso de ser requeridos) Ej.: copia de mail.
  • Proveedores de gastos deben adjuntar: 
    • XML de la factura, 
    • representación gráfica de la factura (archivo PDF)
    • orden de compra de gastos 
    • solicitud de gastos.Ej.: copia de mail.


Si bien la mayoría de los países de Latinoamérica han implementado la denominada facturación electrónica como consecuencia de cambios normativos a nivel tributario, no es requisito que el proveedor valide o certifique su factura ante la entidad fiscal del país de destino antes de gestionar la facturación de sus servicios.

Por ejemplo, un proveedor de Europa no necesita validar o certificar su factura ante la autoridad fiscal de México, Costa Rica, Ecuador, Argentina u otro país para poder presentarla.

Asimismo, cuando en el país de origen no exista la obligación oficial de validar o certificar la factura, el proveedor podrá ingresar el comprobante siguiendo el procedimiento que se detalla a continuación.