La mayoría de los países de Latinoamérica han implementado la denominada facturación electrónica como consecuencia de cambios normativos a nivel tributario. Esto implica que los proveedores deben validar o certificar sus facturas ante la entidad fiscal correspondiente antes de presentarlas a sus clientes.
Los proveedores deben estar constituidos como entidades jurídicas legales, ya sean personas físicas o jurídicas.
Cuando un proveedor deba registrar sus comprobantes, deberá ingresar a la opción Comprobantes.
En el extremo derecho de la pantalla se visualizarán dos opciones:
que permite descargar el listado de comprobantes que se exponen en la pantalla.
que permite cargar sus documentos a la página web, siempre y cuando, localmente se utilice la facturación electrónica.
1- Encabezado
Al seleccionar la opción de nuevo comprobante electrónico, el sistema solicitará obligatoriamente el archivo XML.
Se abrirá una ventana donde se deberá adjuntar el archivo XML de la factura. Una vez cargado, el portal validará automáticamente la información contenida en el archivo y completará los siguientes datos:
Importe total
Moneda
Tipo de documento (por ejemplo, factura)
Fecha
Se recomienda verificar que los datos importados sean correctos.
La pantalla de registro se divide en tres instancias principales:
- Validar el archivo XML
- Asociar con el comprobante de solicitud de la agencia, orden de publicidad u orden de compra.
- Adjuntar los comprobantes respaldatorios.
Se deberá seleccionar el tipo de origen correspondiente.
2- Asociar a la solicitud
En esta sección se debe indicar el origen del comprobante, que puede ser:
Órdenes de publicidad (MEDIOS)
Presupuestos (PRODUCCIÓN)
Solicitudes de gastos (GASTOS)
Una vez seleccionado el origen, se deberá utilizar el botón correspondiente para vincular el comprobante. En el caso de órdenes de publicidad, el botón puede variar según el origen elegido.
Importante:
Cuando existan numerosos pedidos, se puede acotar la búsqueda utilizando los filtros superiores, tales como:
Fecha de emisión
Número de orden
Cliente asociado
Se deberá considerar que pueden existir distintos motivos por los cuales el importe del comprobante no coincida con el de la orden o presupuesto, por ejemplo:
Comprobante parcial: cuando una orden de compra se factura en más de una instancia.
Diferencia por moneda: variaciones derivadas del tipo de cambio aplicado en la contabilización.
Tarifa o aviso: facturación por ítems específicos de la orden de compra.
3- Documentos respaldatorios
E
En esta sección se deben adjuntar los documentos que respalden el comprobante. Estos pueden incluir:
Representación gráfica en PDF de la factura.
Copia en PDF de la orden de compra enviada por la agencia, donde se indique la referencia del presupuesto, pauta o solicitud de gasto.
Copia en PDF de correos electrónicos que avalen cambios de condiciones, cuando estos no se encuentren reflejados en la orden de compra.
Es fundamental adjuntar correctamente la documentación respaldatoria para evitar rechazos y demoras en la gestión del comprobante. Por ello, se hace hincapié en que:
- Proveedores de medios deben adjuntar:
- XML de la factura,
- representación gráfica de la factura (archivo PDF).
- orden de compra de medios (importante la OCD debe estar cerrada).
- testigos o soporte de la transacción (en caso de ser requeridos) Ej.: copia de mail.
- Si es proveedor de Costa Rica, debe adjuntar el archivo xml de acuse de hacienda.
- Proveedores de producción deben adjuntar:
- XML de la factura,
- representación gráfica de la factura (archivo PDF).
- orden de compra de producción (la OCD debe estar aprobada).
- testigos o soporte de la transacción (en caso de ser requeridos) Ej.: copia de mail.
- Si es proveedor de Costa Rica, debe adjuntar el archivo xml de acuse de hacienda.
- Proveedores de gastos deben adjuntar:
- XML de la factura,
- representación gráfica de la factura (archivo PDF)
- orden de compra de gastos
- solicitud de gastos. Ej.: copia de mail.
- Si es proveedor de Costa Rica, debe adjuntar el archivo xml de acuse de hacienda.