Una vez que el proveedor ingresó su factura en el portal (teniendo en cuenta que esta debe cumplir con algunos requisitos) debe asociar la factura a la orden de compra emitida por la agencia, según corresponda al origen:
- Medios: para que pueda asociarlo se debe haber efectuado el control de avisos y la orden debe encontrarse cerrada.
- Producción: en el caso de que no tenga configurada la aprobación de la orden de compra, al momento de emitirse la misma, se envía al portal.
- Gastos: en el caso de que no tenga configurada la aprobación de la orden de compra, al momento de emitirse la misma, se envía al portal.
Por otro lado, se debe haber configurado a cada persona que vaya a realizar las distintas aprobaciones de los comprobantes. Pero, por normas de auditoría interna, no sugerimos que sean las mismas personas:
Se debe ingresar a Validación de comprobantes recibidos de proveedores en donde se podrá utilizar el listado por defecto con el tipo de reporte por pendiente, de esta manera, va a mostrar las facturas que se encuentren ingresadas y que hasta el momento de la consulta no fueron validadas.
Los pasos para la validación son:
- Seleccionar el comprobante a validar.
- Consultar el comprobante y los documentos respaldatorios.
- En el caso de que todo esté correcto, se puede aprobar o rechazar el comprobante para que el proveedor arregle las inconsistencias u errores y volver a validarlo.
Importante: esta aprobación solo corresponde al comprobante y sus adjuntos.
En una instancia posterior se valida el servicio prestado.
¿Cómo podemos ver si el proveedor ingresó un comprobante por un valor diferente?
Al ingresar en Validación de comprobantes, dentro de los filtros, se tiene la posibilidad de "Ver Diferencias". Al habilitarlo
el sistema valida la coincidencia del importe entre factura y orden de compra mediante colores: verde para coincidencias y rosa para discrepancias que deben analizarse.
