Algunas agencias cumplen circuitos de control obligatorios. En determinados casos, cuando se utiliza el portal Liveranto para la gestión de reclamos y comunicaciones con proveedores, se habilita la siguiente configuración especial.
Medios:
En el área de Medios se realiza el control de avisos. Según la configuración definida, el sistema permite el cierre automático de la orden o requiere su cierre manual.
De esta manera, si la orden se encuentra cerrada y la factura del proveedor coincide con el costo planificado, se continúa con el proceso correspondiente.
Producción:
En el área de Producción existe una configuración de aprobación de la orden de compra. Esto permite que, una vez que el proveedor entrega el trabajo, se proceda a aprobar la orden indicando que el servicio fue realizado en tiempo y forma.
Solicitudes de gastos:
En el caso de Solicitudes de gastos, se permite el uso de órdenes de compra y su aprobación posterior. Una vez cumplido el servicio o realizada la entrega del bien, la orden puede aprobarse para continuar con el proceso.
En los casos mencionados, desde AdvertMind no se considera necesario que la persona que solicitó el trabajo vuelva a controlar la factura recibida. Si la factura coincide con el monto solicitado, se sugiere proceder a su registración.
Proceso
Para estos casos, se dispone de la opción de contabilizar facturas en forma automática.
En el listado de validación de comprobantes recibidos, en la parte superior, se habilita el botón Contabilizar. Este botón se muestra únicamente según la configuración definida por la agencia para cada departamento: Medios, Producción o Gastos.
La modalidad de trabajo es definida por la agencia, que puede habilitarla en uno, en varios o en ninguno de los sectores mencionados.
En los sectores donde esta configuración no esté habilitada, el proceso continúa de manera habitual, siguiendo las etapas de validación, verificación y registración.
Antes de contabilizar, se deben seleccionar previamente las facturas que cumplen con las condiciones definidas. El tipo de reporte a utilizar debe ser únicamente el de facturas aprobadas. Luego, se selecciona la o las facturas correspondientes y se presiona el botón Contabilizar.
Puede ocurrir que, debido a alguna condición no cumplida, el sistema no pueda contabilizar el comprobante. En esos casos, se genera automáticamente un archivo de tipo LOG con el detalle del inconveniente detectado y el motivo por el cual no se pudo realizar la operación.
Este archivo se guarda en la carpeta Files del servidor con el nombre:
Errores Contabilización.TXT
A continuación, se presenta un ejemplo.
