Consideraciones
Puede haber diversos factores que no permiten modificar o actualizar un Presupuesto de Producción.
Configuraciones
El usuario, para que pueda cerrar las pautas / presupuestos, debe tener habilitado, en la pantalla Usuario, las configuraciones y actividades que pueda efectuar.
Proceso
Vemos cada caso y cómo se debería actuar:
- Se debe validar que el Perfil del Usuario posea los permisos necesarios para modificar Presupuesto / Pauta
- Las pautas y presupuestos que fueron creados a través de un contrato no pueden ser modificados directamente, deben efectuarlo desde el Contrato de Fee o los Contratos de Compra de Medios pagados por anticipado mediante cuotas.
- Cierre de pautas y estimados: por parte de AdvertMind aconsejamos que los presupuestos que no tengan una actividad durante un tiempo a definir por la agencia, cerrarlos para evitar que un usuario quiera aprobar un trabajo y no tenga los costos actualizados. Para esto se brinda una ventana de tiempo de 36 meses que pueden estar abiertos.
Puede pasar que se implementa el sistema y nunca se tuvo en cuenta esta opción, por lo cual, cuando se cumplan 36 meses de la implementación no va a poder generar nuevos presupuestos o pautas. Para esto se debe cambiar la fecha de cierre a, por ejemplo, 12 meses antes de la fecha actual, esto habilita 24 meses hacia delante de la fecha actual para el ingreso de presupuestos.
Nos figura una ventana con la información sobre las fechas hasta las cuales ya se encuentran cerradas las pautas y estimados en el sistema.
En este caso, los estimados elaborados hasta enero de 2017 ya no podrán ser modificados o eliminados, al igual que las pautas realizadas hasta enero de 2012.
- Cierre del Estimado: es un control más específico y permite cerrar o abrir en forma individual el Presupuesto o Pauta.
Si el botón Abrir de la ventana de Presupuestos de Producción se encuentra activo, como se puede ver en la imagen marcado con el Nro. 4, significa que el presupuesto ha sido cerrado y, para su modificación, debe ser abierto primero.
Si el sistema no nos permite editar un estimado (Nº 3 inactiva), puede que el mismo esté "Cerrado", para resolver eso debemos hacer clic en "Abrir" (Nº 4), lo cual me va a permitir editar el mismo.
- Cierre de Orden de Trabajo (OT): por nuestra parte sugerimos que los departamentos de cuentas y producción efectúen los cierres para tener un control de los trabajos, pero suele pasar que estos departamentos no efectúen dicho control, por lo cual el departamento contable puede efectuar un cierre de los trabajos.
Cada presupuesto / pauta tiene una Orden de Trabajo (OT) relacionada que se puede consultar desde la opción Movimientos de Orden de trabajo en donde podemos ver el estado de la misma; en el caso de que se encuentre cerrada, el estimado no puede ser modificado.
En la siguiente ventana se puede ver la información sobre el estatus de la OT asociada.
Si la orden se encuentra cerrada, el sistema no puede modificarse sobre el estimado.
Para abrir se debe ingresar a la opción Contabilidad -> Cierres Mensuales y de Ejercicio -> Cierre de Órdenes de Trabajo
En esta ventana buscar, aplicando los filtros que correspondan, la OT que necesitamos abrir. Seleccionar y hacer clic en el botón Abrir del menú superior.
Abriendo la OT, el sistema nos permite realizar modificaciones en el estimado asociado a la misma.
