Mensualmente sugerimos generar los siguientes pasos:
1. Tareas (opcional)
Se debe analizar las tareas finalizadas en el período que se esta cerrando.
- Tareas que se generaron relacionadas con un presupuesto, verificar que se encuentra asignado el costo en el presupuesto.
- Tareas que no tienen asignado un presupuesto, se debe analizar si corresponde estimar un costo, posteriormente, asociar la tarea al presupuesto para indicar qué tareas quedan pendientes de cotizar.
Sugerimos utilizar el Listado de Tareas
2. Presupuesto de producción y Planes de medios (opcional)
Analizar si los presupuestos / aviones enviados al cliente y hasta el momento no fueron aprobados, rechazar los ítems No aprobados por el cliente. Se eliminan NO eliminar los presupuestos, dado que se pierde la información generada.
Sugerimos utilizar el Listado de presupuestos pendiente de aprobar para facturar y Listado de pautas pendientes
3. Cierre de JobNumber (opcional)
El cierre de los JobNumbers es responsabilidad del departamento de cuentas que tienen a cargo las campañas y conocen el momento en que finalizan. Tener en cuenta que para poder realizar esta tarea no debe tener tareas pendientes.
Una vez que se cerró un JobNumber el sistema no le permite ingresar nuevos movimientos como horas, tareas, presupuestos, etc.
Sugerimos utilizar el Listado de JobNumber.
4. Ajustes Contables (opcional)
En el caso de los Asientos Contables, ajuste de clientes o de proveedores que correspondan.
5. Asientos USGAAP (opcional) (Principios de contabilidad generalmente aceptados -principios de contabilidad normalmente aceptados)
Se deben realizar los Asientos Contables de USGAP (automáticamente se reversan la mes siguiente) de ser necesario. El sistema permite incluir, si se desea, estos asientos en el Balance de saldos, Balance Patrimonial y Estado de Resultado.
6. Pre cierre y cierre mensual (obligatorio)
El proceso de pre cierre se realiza presionando doble clic sobre el nombre del período o los módulos a pre cerrar. Posterior a haber realizado el proceso no se puede ingresar movimientos a los módulos pre cerrados. En caso de necesidad, puede abrir los módulos para registrar nuevos movimientos.
7. Posición de IVA (opcional)
En caso de haber realizado la posición de IVA, deje el saldo a favor o pagar en la cuenta correspondiente.
8. Contabilización de amortización (opcional si no tienen bienes de uso)
Se pueden contabilizar la amortización de cada bien, en forma automática (Calculo de amortización) o en forma manual mediante un Asiento de ajuste.
9. Provisión de Gastos (opcional)
Cargar las Solicitud de Gastos previstos para el período y en caso de que al proveedor no le haya llegado la factura al momento del cierre se debe provisionar, dicha provisión se revierte el 1º del período posterior, dejando nuevamente pendiente la solicitud.
10. Provisión de Gross Income (opcional)
Se debe provisionar cuando se encuentra facturado al cliente y este pendiente de recibir la factura del proveedor. Si no se facturó al cliente y se recibe la factura del proveedor el pendiente de factura puede tomarse como trabajos en proceso (WIP) o también se puede provisionar igual que el ingreso. Todo el proceso se genera el último día del mes y se anula al primer día del mes siguiente para que quede pendiente.
11. Provisión Overcomisiones (opcional)
Se debe provisionar las Overcomisiones a proveedores pendientes de facturar.
12. Trabajos en Proceso (WIP) (opcional si no usa cuenta puente)
Si se utiliza WIP, se registra todo el trabajo que se encuentra en proceso (facturado específicamente o recibido la factura del proveedor y no facturado). Se quitan de resultados y se colocan en patrimonio.
13. Contabilización de Diferencia de Cambio (obligatoria)
Se debe contabilizar los siguientes tipos de cuentas:
- Cuentas por pagar.
- Cuentas por cobrar.
- Cuentas de moneda extranjera.
14. Cierre de OT (Obligatorio si usa cuenta puente, opcional si usa cuentas de resultados)
Solamente se deben cerrar las OT que fueron facturadas en el mes y que tienen una diferencia de costo (positiva o negativa) la cual va a ser enviada.
El control de saldo se debe efectuar mediante el listado de Control Saldo Cuenta Puente comparando el saldo del mismo contra el Balance Patrimonial el saldo del rubro de cuenta puente.
15. Posición de Ingresos Brutos(opcional)
En caso de que haya realizado la posición de IIBB, deje el favor o pague en la cuenta correspondiente.
16. Provisión de Servicio de Cuota Regional (opcional)
Se realiza la provisión del Servicio de Cuota regional.
17. Ajustes contables post pre-cierre (opcional)
Si se realizan Asientos Contables, ajustes de cliente o de proveedores que correspondan.
18. Cierre de mes definitivo (obligatorio)
El proceso de cierre se realiza presionando doble clic sobre el nombre del período o los módulos a cerrar. Posterior a haber realizado el proceso no se puede ingresar movimientos a los módulos cerrados. En caso de necesidad, se pueden abrir los módulos para registrar nuevos movimientos.
19. Controles a realizar
Balance de Sumas y Saldos, con opción desglose por cuentas integradoras sin obligaciones de mensajes de diferencias ni obtener resultados en la solapa diferencias de integración.
Se debe controlar el listado de Listado de Facturas Impagas de Clientes / Proveedores corte a fecha debe coincidir con el Mayor de la cuenta y con el Balance de Saldos de Clientes / Proveedores en la fecha definida.
El informe de Inversión bruta por cliente (Ingresos / Ingreso Bruto) (usando la opción solo Contabilizado), la columna Ingresos brutos totales (Ingresos / Ingreso Bruto) debe coincidir con el estado de resultado en el rubro Ingresos brutos (Ingresos / Ingreso Bruto )
Si requiere cuenta puente, debe coincidir Control Saldo Cuenta Puente con el rubro Cuenta Puente del Balance Patrimonial.
Listado de Cheques de Terceros en Cartera deben coincidir con el saldo del Mayor de Cuentas de Valores a Depositar.
Listado de Cheques diferidos posdatados (corte a fecha) debe coincidir con el Mayor de Cheques Diferidos.
Mensualmente sugerimos generar los siguientes pasos:
1. Tareas (opcional)
Se debe analizar las tareas finalizadas en el período que se esta cerrando.
- Tareas que se generaron relacionadas con un presupuesto, verificar que se encuentra asignado el costo en el presupuesto.
- Tareas que no tienen asignado un presupuesto, se debe analizar si corresponde estimar un costo, posteriormente, asociar la tarea al presupuesto para indicar qué tareas quedan pendientes de cotizar.
Sugerimos utilizar el Listado de Tareas
2. Presupuesto de producción y Planes de medios (opcional)
Analizar si los presupuestos / aviones enviados al cliente y hasta el momento no fueron aprobados, rechazar los ítems No aprobados por el cliente. Se eliminan NO eliminar los presupuestos, dado que se pierde la información generada.
Sugerimos utilizar el Listado de presupuestos pendiente de aprobar para facturar y Listado de pautas pendientes
3. Cierre de JobNumber (opcional)
El cierre de los JobNumbers es responsabilidad del departamento de cuentas que tienen a cargo las campañas y conocen el momento en que finalizan. Tener en cuenta que para poder realizar esta tarea no debe tener tareas pendientes.
Una vez que se cerró un JobNumber el sistema no le permite ingresar nuevos movimientos como horas, tareas, presupuestos, etc.
Sugerimos utilizar el Listado de JobNumber.
4. Ajustes Contables (opcional)
En el caso de los Asientos Contables, ajuste de clientes o de proveedores que correspondan.
5. Asientos USGAAP (opcional) (Principios de contabilidad generalmente aceptados -principios de contabilidad normalmente aceptados)
Se deben realizar los Asientos Contables de USGAP (automáticamente se reversan la mes siguiente) de ser necesario. El sistema permite incluir, si se desea, estos asientos en el Balance de saldos, Balance Patrimonial y Estado de Resultado.
6. Pre cierre y cierre mensual (obligatorio)
El proceso de pre cierre se realiza presionando doble clic sobre el nombre del período o los módulos a pre cerrar. Posterior a haber realizado el proceso no se puede ingresar movimientos a los módulos pre cerrados. En caso de necesidad, puede abrir los módulos para registrar nuevos movimientos.
7. Posición de IVA (opcional)
En caso de haber realizado la posición de IVA, deje el saldo a favor o pagar en la cuenta correspondiente.
8. Contabilización de amortización (opcional si no tienen bienes de uso)
Se pueden contabilizar la amortización de cada bien, en forma automática (Calculo de amortización) o en forma manual mediante un Asiento de ajuste.
9. Provisión de Gastos (opcional)
Cargar las Solicitud de Gastos previstos para el período y en caso de que al proveedor no le haya llegado la factura al momento del cierre se debe provisionar, dicha provisión se revierte el 1º del período posterior, dejando nuevamente pendiente la solicitud.
10. Provisión de Gross Income (opcional)
Se debe provisionar cuando se encuentra facturado al cliente y este pendiente de recibir la factura del proveedor. Si no se facturó al cliente y se recibe la factura del proveedor el pendiente de factura puede tomarse como trabajos en proceso (WIP) o también se puede provisionar igual que el ingreso. Todo el proceso se genera el último día del mes y se anula al primer día del mes siguiente para que quede pendiente.
11. Provisión Overcomisiones (opcional)
Se debe provisionar las Overcomisiones a proveedores pendientes de facturar.
12. Trabajos en Proceso (WIP) (opcional si no usa cuenta puente)
Si se utiliza WIP, se registra todo el trabajo que se encuentra en proceso (facturado específicamente o recibido la factura del proveedor y no facturado). Se quitan de resultados y se colocan en patrimonio.
13. Contabilización de Diferencia de Cambio (obligatoria)
Se debe contabilizar los siguientes tipos de cuentas:
- Cuentas por pagar.
- Cuentas por cobrar.
- Cuentas de moneda extranjera.
14. Cierre de OT (Obligatorio si usa cuenta puente, opcional si usa cuentas de resultados)
Solamente se deben cerrar las OT que fueron facturadas en el mes y que tienen una diferencia de costo (positiva o negativa) la cual va a ser enviada.
El control de saldo se debe efectuar mediante el listado de Control Saldo Cuenta Puente comparando el saldo del mismo contra el Balance Patrimonial el saldo del rubro de cuenta puente.
15. Posición de Ingresos Brutos(opcional)
En caso de que haya realizado la posición de IIBB, deje el favor o pague en la cuenta correspondiente.
16. Provisión de Servicio de Cuota Regional (opcional)
Se realiza la provisión del Servicio de Cuota regional.
17. Ajustes contables post pre-cierre (opcional)
Si se realizan Asientos Contables, ajustes de cliente o de proveedores que correspondan.
18. Cierre de mes definitivo (obligatorio)
El proceso de cierre se realiza presionando doble clic sobre el nombre del período o los módulos a cerrar. Posterior a haber realizado el proceso no se puede ingresar movimientos a los módulos cerrados. En caso de necesidad, se pueden abrir los módulos para registrar nuevos movimientos.
19. Controles a realizar
Balance de Sumas y Saldos, con opción desglose por cuentas integradoras sin obligaciones de mensajes de diferencias ni obtener resultados en la solapa diferencias de integración.
Se debe controlar el listado de Listado de Facturas Impagas de Clientes / Proveedores corte a fecha debe coincidir con el Mayor de la cuenta y con el Balance de Saldos de Clientes / Proveedores en la fecha definida.
El informe de Inversión bruta por cliente (Ingresos / Ingreso Bruto) (usando la opción solo Contabilizado), la columna Ingresos brutos totales (Ingresos / Ingreso Bruto) debe coincidir con el estado de resultado en el rubro Ingresos brutos (Ingresos / Ingreso Bruto )
Si requiere cuenta puente, debe coincidir Control Saldo Cuenta Puente con el rubro Cuenta Puente del Balance Patrimonial.
Listado de Cheques de Terceros en Cartera deben coincidir con el saldo del Mayor de Cuentas de Valores a Depositar.
Listado de Cheques diferidos posdatados (corte a fecha) debe coincidir con el Mayor de Cheques Diferidos.