Consideraciones
El Fondo Fijo permite reportar pagos menores en efectivo (caja chica o caja menor), dado que la emisión de cheques para los egresos que no sean significativos para la Agencia ocasiona ineficiencia administrativa.
Sugerimos que visite los links que se presentan a continuación, para ver en detalle cada proceso.
Apertura del fondo fijo
- Se crea el Fondo Fijo por medio de una Orden de Pago y se asigna un responsable del monto para su administración, control y gestión.
Cargar una planilla de gastos
- El usuario encargado del control debe registrar los gastos a través de una Planilla de Fondo Fijo, en forma individual, por cada gasto sin discriminar impuestos.
- Control de Caja: el objetivo principal del arqueo es el cuadre en la Planilla de Fondo Fijo.
En palabras más técnicas: el propósito es comprobar si se ha contabilizado todo y el valor en plata efectiva es igual al saldo en la caja; este debe estar respaldado por dinero en efectivo, cheques o vales.
Para tal fin el sistema provee, sobre la parte superior de la pantalla, por defecto, el valor original que otorgaron como creación del fondo; Un total de las Planillas que fueron enviadas para su registración y hasta el momento no se contabilizaron, y el saldo actual del fondo que debe estar respaldado por dinero en efectivo.
Rendición de la Planilla
Con la Planilla aprobada permite efectuar la Rendición de Fondo Fijo, este proceso permite registrar los distintos comprobantes grabados, discriminando los impuestos, tasas y cargos adicionales sin tener una cuenta corriente.
- Para emitir un pago y reintegrar los gastos al responsable del Fondo Fijo es necesario imprimir un detalle de los gastos y acompañarlos con los comprobantes. A tal fin, una vez que se graba la Rendición, se puede imprimir para que el tesorero emita la Orden de Pago.
