Consideraciones
Por nuestra parte, aconsejamos cerrar los presupuestos que no hayan tenido actividad durante un tiempo (a definir por la agencia) para evitar que un usuario pueda aprobar un trabajo, por ejemplo, sin tener los costos actualizados. Se brinda un período de tiempo de 36 meses para que las pautas y estimados puedan estar abiertos.
Hay que tener en cuenta que si nunca se usó esta opción, cuando se cumplan 36 meses desde la implementación, no se van a poder generar nuevos presupuestos o pautas.
A fin de solucionar esa limitación se debe cambiar la fecha de cierre a, por ejemplo, 12 meses antes de la fecha actual. Esta acción habilitará 24 meses hacia delante de la fecha actual para el ingreso de presupuestos.
La opción de cierre de pautas y estimados es lograr ir aplicando un control que "No modificar/modificar" actividades de meses pasados de forma controlada.
Configuraciones especiales:
- El sistema cuenta con 5 formas para configurar el cierre de pautas y estimados, cada una agrega un nivel más detallado y puntual de realizar los cierres o aperturas. La configuración especial llamada "Cierre de Pautas y Estimados" muestra las opciones de la siguiente forma, según la necesidad de la agencia convendrá optar por una u otra.
Configuraciones en el usuario: el usuario, para que pueda cerrar las pautas / presupuestos, debe tener habilitado, en la pantalla Usuario, las configuraciones y actividades que pueda efectuar.
¿Cómo funciona?
1.- CIERRE DE PAUTAS X MES:
En el menú del sistema, en Opciones, ingresar en Cierre de Pautas y estimados.
Nos figura una ventana con la información sobre las fechas hasta las cuales ya se encuentran cerradas las pautas y estimados en el sistema.
En este caso, los estimados elaborados hasta agosto de 2020 ya no podrán ser modificados o eliminados, al igual que las pautas realizadas hasta marzo de 2018 (Fechas ejemplo).
Para eliminar un cierre es necesario cambiar la fecha de cierre al mes anterior. Por ejemplo: si se quiere abrir el mes 01/2012 en pautas, se debe poner en fecha 12/2011.
Se dispone de la restricción si a una determinada fecha del mes, no se quiere que se generen nuevas ordenes, modificando los saldos, esto se aconseja como control, para que se ordenen todas las pautas y no se espere al último dia o se planifique por afuera del sistema.
Esto hace que en el momento de ordenar le brinde un mensaje, la persona que efectúa el cierre puede incluir una excepción en el caso que brinde una razón fundada, ya sea por pauta o por orden, utilizando los botones de la parte superior.
2.- CIERRE DE PAUTAS X CLIENTE:
En el menú del sistema, en Opciones ingresar en Cierre de Pautas y estimados.
El sistema mostrará una opción desplegable por CLIENTE TITULAR, que permite seleccionar el cliente que requiere un cierre o apertura diferente al resto.
Si el usuario selecciona un cliente es posible definir el cierre por el área de Producción (estimados) y Medios (pautas), de forma exclusiva para ese cliente, sin afectar el cierre del resto.
Al grabar, el sistema siempre pide confirmar la acción.
El resultado es el siguiente (es posible tener configurado en esta pantalla el cierre de uno o de múltiples clientes según sea la necesidad de la agencia):
Si se desea eliminar una apertura por cliente se debe tildar la casilla de selección correspondiente al cliente y luego hacer click en eliminar. Con esta acción el cliente pasará nuevamente a formar parte del grupo de TODOS, aplicándosele las condiciones de cierre generales.
3.- CIERRE DE PAUTAS X CLIENTE/PROVEEDOR:
En el menú del sistema, Opciones ingresar en Cierre de Pautas y estimados.
En este caso la pantalla de Cierre se visualiza la selección por PROVEEDORES, permitiendo realizar combinaciones entre la selección de un cliente o todos y de uno o varios proveedores.
Para programar un cierre o apertura a este nivel se recomienda seleccionar el CLIENTE TITULAR, el mes de cierre para pautas y estimados y finalmente el proveedor.
El resultado será el siguiente: en la sección inferior se mostrará la combinación detallando el proveedor y cliente relacionados con la apertura.
Si se desea eliminar el cierre configurado, se debe tildar la casilla de selección a la izquierda del nombre del proveedor y dar clic en eliminar.
4.- CIERRE DE PAUTAS X CLIENTE/TIPO DE MEDIO:
En el menú del sistema, en Opciones, ingresar en Cierre de Pautas y estimados.
En este tipo de cierre, la pantalla de Cierre se visualiza la selección por TIPO DE MEDIO, permitiendo realizar combinaciones entre la selección de un cliente en particular o todos y de uno o varios tipos de medios.
Para programar un cierre o apertura a este nivel, se recomienda seleccionar el CLIENTE TITULAR, el mes de cierre para pautas y estimados y finalmente el tipo de medio, luego dar clic en grabar.
El resultado será el siguiente:
Si se desea eliminar el cierre configurado, se debe tildar en la casilla de selección a la izquierda del nombre del tipo de medio y dar clic en eliminar.
5.- EXCEPCIÓN PAUTAS:
En el menú del sistema, en Opciones, ingresar en Cierre de Pautas y estimados.
Esta opción se utiliza cuando es necesarios efectuar cambios en un PLAN/PAUTA, permitiendo la apertura o cierre de un plan, su utilidad es lograr que al área de medios pueda editar un plan o planes específicos, sin tener que abrir todo un período, cliente o proveedor.
Importante: no se encuentra habilitado para CIERRE DE PAUTAS X MES.
Para crear la excepción por pauta se siguen los pasos de la siguiente imagen y al finalizar se debe dar clic en Grabar.
El resultado es el siguiente:
Cuando ya no se desea que el plan esté abierto a modificaciones, se debe seleccionar y dar clic en Eliminar. De esta forma el plan entra en el cierre de pautas y estimados establecido en alguno de los puntos 1-4.
Recordar que el mes de cierre marca el mes tope hasta el cual ya no es posible modificar pautas o estimados de períodos anteriores ni de ese mismo mes. Por ejemplo, si una actividad a modificar es de mayo 2022, el cierre debe quedar definido como mínimo en el mes de abril 2022, es decir que los meses previos no serán modificables y la actividad a partir de mayo 2022 sí.
Alternativa
El cierre de estimados o pautas es un control más específico y permite cerrar o abrir en forma individual un Presupuesto o Pauta.
Si el botón Abrir de la ventana de Presupuestos de Producción se encuentra activo, como se puede ver en la imagen (marcado con el N.º 4), significa que el presupuesto ha sido cerrado y, para su modificación, debe ser abierto primero.
Si el sistema no nos permite editar un estimado (N.º 3 inactiva), puede que el mismo esté "Cerrado"; para resolver eso debemos hacer clic en Abrir (N.º 4), lo cual va a permitir editarlo.
