Consideraciones
Es importante realizar esta validación al momento de crear una empresa o de trasladar saldos de una empresa a otra, también es un proceso vital y rápido que se debe de hacer mes a mes para asegurar que la integridad de la información este correcta.
Proceso:
¿Qué revisa el sistema auxiliar vs contabilidad?
- Auxiliar es aquel detalle de documentos que el sistema controla en una cuenta contable por código de observación. Por ejemplo, las cuentas por cobrar de clientes que es conocido como "Cartera".
- La parte contable corresponde a la cuenta donde se registran estos documentos de forma automática y en la cual no se deben de hacer ajustes manuales, debido a que los movimientos se generan por la creación o cancelación de facturas en los módulos de clientes y cobros.
¿Cómo lo revisamos rápidamente?
La forma mas rápida de revisar esto es generando el Balance de saldos, donde se debe activar una opción con el nombre "Desglose de cuentas integradoras".
Al momento de generar el reporte de varios meses o un mes con este filtro el sistema realizará una validación de cada auxiliar con la cuenta contable, donde mostrará las diferencias, en caso de existir. Debajo se muestra un ejemplo de uno sin diferencias.
Ahora se muestra uno con diferencias. En este caso en cuentas por pagar tenemos diferencias.
¿Cómo se resuelven estas diferencias?
- Generar el auxiliar por cuenta contable con la misma cuenta que tienen el problema.
- Generar un Mayor con la misma cuenta contable.
- Comenzar a comparar y ver si hay movimientos manuales.
En caso de que el auxiliar este correcto y en el mayor se vean movimientos directos del módulo de contabilidad se tiene que hacer un ajuste a nivel contable.
Si no se encuentran movimientos manuales, pero se tienen diferencias, es necesario reportar un incidente de error.