Consideraciones:
El concepto de Provisorio es para poder controlar la creación de diferentes entidades y contar con evidencia sobre la fecha de aprobaciones y registración, es un requerimiento para muchas empresas con políticas internas de auditoria.
Configuraciones:
Activar provisorios para proveedores: este proceso nos colabora como control para saber qué persona crea los proveedores, quién los aprueba y no se puedan hacer cambios, sin autorización, que impacten inmediatamente los pagos.
En configuraciones especiales permite activar varios maestros, en este caso vamos a ver solo proveedores, en el cual habilitamos si queremos una aprobación intermedia, para que estén dos aprobaciones y, de manera adicional, si se tiene activo el sistema de notificaciones por correo revisarán un aviso en cada paso del proceso, pero existen muchos otros mas que tienen el mismo funcionamiento.
Proceso
La siguiente configuración es una vez activo a cada usuario se le tienen que dar un acceso especial para creación, aprobacion intermedia y aprobacion final.
Adicional el sistema nos mostrara según corresponda unas alertas donde nos indicara que tenemos pendientes, como en este caso el cual al momento de activar nos dirá si tenemos cosas pendientes.
Una vez configurado el sistema nos muestra un detalle al tocar la alerta como se ve a continuación, en el cual como podemos ver nos dice que esta pendiente en el sistema.
En la siguiente pantalla podemos ver que se habilitan dos opciones nuevas la de registro provisorio en el cual podemos ver del detalle de cambios realizados
También en el caso de aprobadores tendremos un botón de aprobar o rechazar
Al momento que se crea o se aprueba un registro provisorio el sistema genera un correo electrónico.
Notas:
El proceso de creación de proveedores, clientes o cualquier otro modulo es igual con provisorio o sin el, los campos que son obligatorios o necesarios siempre se tienen que completar la única diferencia es que tienen registro de quien lo aprueba.
Adicional una condición importante en el caso de los maestros de proveedores y colaboradores que tienen bancos, primero se tienen que ingresar y aprobar definitivo el colaborador o proveedor, para poder ingresar la información de bancos debido a que siempre se necesita el código definitivo y no con el provisorio que es un temporal.