1 de mayo feriado y 2 de mayo no laborable

1. Objetivo de este manual

Este manual está pensado para usuarios operativos, no técnicos, y se centra en: 

- Qué se puede y qué no se puede contabilizar automáticamente. 

- Qué validar antes de presionar el botón Contabilizar. 

- Qué significan los errores más comunes y cómo resolverlos.

* Regla de oro: solo se contabilizan comprobantes APROBADOS, cargados desde Web y que pasen todas las validaciones.

2. Alcance de la funcionalidad

La contabilización automática permite: 

- Contabilizar múltiples comprobantes en lote. 

- Calcular automáticamente retenciones y detracciones según normativa peruana. 

- Generar asientos contables completos (neto, impuestos, ajustes y redondeos). 

- Registrar auditoría completa del proceso.

Orígenes soportados

Solo se procesan comprobantes de origen: - Medios - Producción - Gastos

No se procesan: 

- Comprobantes manuales. 

- Comprobantes con origen SIN DEFINIR u otro no soportado.

3. Requisitos previos (checklist)

Antes de comenzar, verificar que tener:

• El sistema en versión 5.2 o superior.
• El parámetro Contabilización automática de facturas de proveedores activado.
• La carga de comprobantes desde Web activa.
• La validación de comprobantes Web activa.

Si falta alguna de estas opciones, el botón Contabilizar no aparecerá o quedará deshabilitado.

4. Uso en pantalla

Estados del reporte

El botón Contabilizar solo se habilita cuando el reporte está en estado: - APROBADAS.

Permanece deshabilitado en: Pendientes, Rechazados, Contabilizadas.

Comportamiento del botón

• Al abrir el reporte: deshabilitado.
• Al filtrar APROBADAS y presionar el botón Iniciar: habilitado (si hay comprobantes).

Al cambiar filtros: el sistema vuelve a evaluar automáticamente.

5. Validaciones automáticas antes de contabilizar

    5.1 Fecha contable

• Debe corresponder a un período abierto.
• Si el mes está cerrado dará error “La fecha corresponde a un mes cerrado” y se interrumpe todo el proceso.

    5.2 Proveedor en conflicto

• El comprobante se desmarca automáticamente.
• No se contabiliza.

¿Qué hacer en este caso? Resolver el conflicto del proveedor y volver a intentar.

    5.3 Adjuntos obligatorios

• Si faltan adjuntos requeridos:
  1. El comprobante no se contabiliza.
  2. Se muestra advertencia con el listado.

¿Qué hacer en este caso? Adjuntar los documentos y volver a ejecutar el proceso.

6. Tratamiento específico para Perú

    6.1 Boletas de Honorarios (Documento tipo “02”)

Esta validación es crítica y puede bloquear todo el lote.

El sistema compara: 

- Retención calculada por el sistema. 

- Retención informada en el XML del proveedor.

Resultado posible

• Diferencia = 0 → se puede contabilizar.
• Diferencia ≠ 0 → bloqueo total del proceso.

Mensaje: “Existen diferencias en la retención de boletas de honorarios a contabilizar. Por favor, revise”.

¿Qué hacer en este caso?

- Revisar la columna Control Retenciones. 

- Verificar el código de retención.

- Revisar configuración del sistema. 

- Contactar al proveedor si el error está en el XML.

    6.2 Detracciones

• Se aplican solo si el código es mayor a 0.
• Cálculo automático según configuración.
• En Soles, el importe se redondea a 0 decimales.

No bloquean el proceso por diferencias.

7. Modificación manual de códigos

Antes de contabilizar, el usuario puede ajustar códigos.

Retención

• Editable solo en APROBADAS.
• Requiere comprobante seleccionado.
• Para Boletas de Honorarios, solo usuarios con rol adecuado.

Al cambiar el código: el sistema recalcula automáticamente los importes y se registra auditoría (usuario, fecha y cambio). 

Detracción

• Mismo comportamiento que retención.
• No tiene validación crítica por diferencias.

Importante: el usuario no edita importes, solo códigos.

8. Proceso de contabilización paso a paso

1. Seleccionar los comprobantes (checkbox).
2. Presionar Contabilizar.
3. Confirmar la acción.
4. El sistema ejecuta todas las validaciones.
5. Se procesan retenciones y detracciones.
6. Se generan los asientos contables.
7. El estado pasa a CONTABILIZADO.
8. Se registra auditoría.

9. Comprobantes que NO se contabilizan automáticamente

• Proveedores en conflicto.
• Boletas de Honorarios con diferencias de retención.
• Origen no soportado.
• Fecha contable inválida.
• Comprobantes ya contabilizados.
• Diferencias de moneda o importes fuera de tolerancia.
• Falta de cotización en moneda extranjera.

10. Redondeos automáticos

• El IVA se calcula con alta precisión.
• Se redondea solo el total final.
• Si la diferencia está dentro de tolerancia, el sistema genera: “AJUSTE REDONDEO PROVEEDOR”.

Estos ajustes son automáticos y no se pueden editar manualmente.

11. Mensajes frecuentes y qué significan

✔ Proceso exitoso

• Todos los comprobantes fueron contabilizados correctamente.

⚠ No se encontraron documentos seleccionados

• No había comprobantes marcados o fueron desmarcados por validaciones.

❌ Proceso con errores

• Algunos comprobantes fallaron.
• Se genera un archivo de log con el detalle.

12. Recomendaciones finales

• Contabilizar primero lotes pequeños.
• Revisar siempre Control Retenciones antes de ejecutar.
• Probar exhaustivamente facturas en moneda extranjera.
• Ante errores, usar el log como guía principal.