Consideraciones:


En muchas ocasiones, las agencias deben procesar facturas de proveedores donde el costo no es asumido enteramente por la empresa. Un ejemplo común es la telefonía móvil, donde el 50% lo asume la agencia y el 50% restante se divide entre uno o más colaboradores (para ser descontado posteriormente de su nómina). En este artículo, aprenderá a realizar este desglose de manera precisa.


Proceso:


Paso 1: Verificación de Conceptos y Cuentas

Antes de registrar el gasto, asegúrese de que el concepto esté vigente:

  1. Vaya a Configuración > Concepto de Gastos.
  2. Verifique el código (ej. 132 - TELEFONÍA) y que la cuenta contable (ej. 5206) esté correctamente asignada.
  3. Consulte el Mayor de la Cuenta para verificar el saldo inicial antes de la operación.

Paso 2: Creación de la Solicitud de Gasto (Parte Agencia)

  1. Ingrese a Solicitud de Gastos > Nueva.
  2. En la pestaña Datos Principales, complete:
    • Proveedor (ej. Comunicaciones Celular S.A.).
    • Concepto de Gasto.
    • Importe total del comprobante.
  3. En la pestaña Detalle, ingrese el monto que corresponde estrictamente a la agencia (ej. el 50% del total).

Paso 3: Desglose por Subcuenta (Parte Colaboradores)

Esta pestaña se utiliza cuando la empresa afronta gastos que corresponden a un usuario, asignándolos contra una cuenta de anticipo al personal.

  1. Diríjase a la pestaña Desglose de Gastos por Subcuenta.
  2. N° Cuenta: Ingrese la cuenta contable que permite apertura por subcuenta (ej. 1070 - Anticipos).
  3. N° Subcuenta: Seleccione al colaborador a quien se le cobrará el servicio.
  4. Importe: Indique el valor exacto a descontar.
  5. Repita el proceso si hay más de un colaborador involucrado.

Paso 4: Proceso de Cierre y Registro

  1. Grabar: Una vez que el monto de la pestaña "Detalle" + el monto de "Subcuentas" coincida con el total del encabezado, guarde el registro.
  2. Orden de Compra (OC): Genere la OC de gastos para formalizar el proceso.
  3. Control y Registro de Facturas: Registre la factura del proveedor vinculando la solicitud de gasto creada.

Paso 5: Auditoría y Verificación Final

Para asegurar que el proceso fue exitoso, consulte nuevamente el Libro Diario / Mayor:

  • La Cuenta 5206 (Gasto) solo debe mostrar el débito correspondiente a la parte de la agencia.
  • La Cuenta 1070 (Anticipos) debe reflejar los montos asignados a cada colaborador bajo su NIT/Cédula correspondiente.