¿Qué es el IVA teórico y cuándo se usa en AdvertMind?
El IVA teórico se usa cuando la agencia compra un servicio a un proveedor del exterior: el proveedor factura sin IVA y la agencia genera el IVA del 19% y lo retiene al 100% en el mismo acto. Por eso el proveedor cobra el monto real de su factura y no recibe IVA.
AdvertMind lo resuelve en tres momentos: calcula el IVA teórico y su retención al registrar la factura del proveedor, emite el documento equivalente (documento soporte) de esa compra y traslada el IVA al cliente en la cuenta de cobro (orden directa) o en la factura de venta (orden indirecta).
Consideraciones
La regla de base: quien es responsable de IVA y contrata servicios gravados con un proveedor sin residencia ni domicilio en Colombia retiene el 100% del IVA (artículos 437-1 parágrafo 1 y 437-2 numeral 3 del Estatuto Tributario).
Normativas
- La tarifa general de IVA es del 19% y la retención equivale al 100% del impuesto, por eso el neto a pagar al proveedor no cambia.
- La DIAN ha indicado que un gran contribuyente que contrata servicios desde el exterior también debe practicar la retención del 100%, aunque no sea responsable de IVA. Confirme su caso con su asesor tributario.
- La compra se soporta con el documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar (Resolución DIAN 000167 de 2021). La DIAN aclaró que este documento también procede con proveedores del exterior.
- Si el IVA retenido puede tomarse como descontable, y en qué proporción, lo define su área contable. AdvertMind registra la operación; no reemplaza ese criterio.
configuración en AdvertMind
- Se necesitan dos tipos de retención de IVA para el exterior, con 100% sujeto a retención y 100% de retención: una para órdenes directas (mandato) y otra para indirectas (ingreso de la agencia).
- El proveedor debe tener Tipo de responsable y Tipo de documento EXTERIOR, ambas retenciones asignadas en la pestaña Impuestos y la opción IVA nacional a proveedor exterior en NO.
- El documento equivalente necesita una autorización vigente con prefijo, rango de folios y fechas de expedición y vencimiento. Si el rango se agota o vence, no se pueden emitir nuevos documentos.
Directa frente a indirecta
Tipo de orden | Retención asignada | Documento al cliente | Cómo viaja el IVA |
|---|---|---|---|
Directa (mandato) | IVA Régimen Exterior Mandato | Cuenta de cobro (R/Gastos) | Se cobra el monto más IVA y se cancela la cuenta de IVA teórico |
Indirecta (ingreso agencia) | IVA Régimen Común Exterior Agencia | Factura de venta | Se factura con IVA generado del 19%, menos las retenciones que practique el cliente |
De datos
- Al compartir capturas o documentos para soporte o capacitación, oculte el nombre, NIT, dirección, teléfono y logo de la agencia, del cliente y del proveedor. Estos datos aparecen en el documento equivalente, la cuenta de cobro y la factura de venta.
Proceso
El proceso tiene tres etapas: configurar una sola vez, registrar cada compra al proveedor del exterior y trasladar el IVA al cliente al facturar.
Configuración (una sola vez)
- En Retenciones, cree los dos tipos de retención de IVA para el exterior: uno de mandato (directo) y uno de agencia (indirecto), con 100% sujeto a retención y 100% de retención.
- En Proveedores, cree o edite el proveedor del exterior: Tipo de responsable EXTERIOR, Tipo de documento EXTERIOR y su Tax ID.
- En la pestaña Impuestos del proveedor, asigne la retención de mandato en Retención de IVA Directa y la de agencia en Retención de IVA Indirecta.
- En Doc. Equivalente No Responsable, cargue el tipo de documento, el prefijo y la numeración, y los datos de la autorización: fecha de expedición, vigencia, número de autorización y rango de folios.
Compra al proveedor del exterior
- Cree el plan de medios con el proveedor del exterior. Verifique en Totales que el IVA del plan esté en cero.
- Genere las órdenes (directas, indirectas o ambas) y valide en Totales que el I.V.A. de cada orden esté en cero.
- En Control y Registración de Facturas Recibidas, ingrese la factura del proveedor por el monto real, sin IVA. Al elegir el proveedor, AdvertMind asigna el siguiente folio del documento equivalente; ingrese en Nº Documento Real el número de la factura del proveedor.
- Al grabar, AdvertMind calcula el IVA teórico y su retención al 100%. Revise en Cálculo de Retenciones que la cuenta de IVA sea la de IVA teórico y que el total a retener sea el 19% del monto.
- Revise el documento soporte generado: debe mostrar la retención de IVA restando y el IVA teórico sumando, con el neto a pagar igual al monto real.
- En Consulta de Facturas de Proveedores, valide que la factura quede asociada al documento equivalente, con el número de documento real, y que el asiento incluya el IVA teórico y el IVA retenido.
Traslado al cliente
- Orden directa (mandato): genere la cuenta de cobro (R/Gastos). El detalle muestra el monto del proveedor más el IVA, y el asiento cancela la cuenta de IVA teórico contra Clientes.
- Orden indirecta (ingreso de la agencia): genere la factura de venta. Se factura el monto más el IVA generado del 19%, y se descuentan las retenciones que practique el cliente (por ejemplo, ReteIVA y ReteICA).
Ejemplo: factura de $1.000.000 de un proveedor del exterior
Con una factura de $1.000.000, el IVA teórico es de $190.000 y se retiene completo: el proveedor recibe $1.000.000. Las cuentas son las del ambiente de ejemplo; las suyas dependen de su plan de cuentas.
1. Registro de la factura del proveedor
Cuenta | Descripción | Débito (COP) | Crédito (COP) |
|---|---|---|---|
733560 01 | Fee agencia digital | 1.000.000 | |
138095 04 | IVA teórico RS/EXT | 190.000 | |
220505 01 | Proveedores | 1.000.000 | |
236705 02 | Impuesto a las ventas retenido | 190.000 |
2. Traslado directo: cuenta de cobro (R/Gastos)
Se cobra al cliente el monto más el IVA, $1.190.000, y se cancela el IVA teórico.
Cuenta | Descripción | Débito (COP) | Crédito (COP) |
|---|---|---|---|
130505 01 | Clientes nacionales | 1.190.000 | |
138095 02 | Trabajos en proceso | 1.000.000 | |
138095 04 | IVA teórico RS/EXT | 190.000 |
3. Traslado indirecto: factura de venta
Se facturan $1.000.000 más IVA de $190.000. El cliente retiene ReteIVA del 15% ($28.500) y ReteICA ($9.660), así que el total a cobrar es de $1.151.840.
Cuenta | Descripción | Débito (COP) | Crédito (COP) |
|---|---|---|---|
130505 01 | Clientes nacionales | 1.151.840 | |
135517 03 | Retención de IVA 15% | 28.500 | |
135518 01 | Retención de ICA 9,66 x 1.000 | 9.660 | |
415555 01 | Publicidad nacional | 1.000.000 | |
240805 01 | IVA generado 19% | 190.000 |
Preguntas relacionadas y errores frecuentes
¿El proveedor del exterior recibe el IVA? No. El IVA se genera y se retiene en el mismo acto, por lo que el proveedor cobra solo el monto real de su factura.
¿Por qué el plan y las órdenes salen sin IVA? Porque el proveedor es EXTERIOR y no factura IVA. El IVA aparece recién al registrar la factura y, después, en el documento que se emite al cliente.
¿Qué número va en Nº Documento Real? El número de la factura que emitió el proveedor del exterior. El folio del documento equivalente lo asigna AdvertMind y puede cambiar si hay facturación concurrente.
¿Por qué la cuenta de cobro y la factura de venta muestran totales distintos? Porque en la factura de venta el cliente practica sus propias retenciones (ReteIVA y ReteICA). En la cuenta de cobro del mandato se traslada el monto más IVA completo.
Errores frecuentes
- La factura muestra IVA del proveedor: revise que el proveedor tenga Tipo de responsable EXTERIOR y la opción IVA nacional a proveedor exterior en NO.
- No se calcula la retención: verifique que las retenciones de IVA directa e indirecta estén asignadas en la pestaña Impuestos del proveedor.
- No se genera el folio del documento equivalente: revise que la autorización esté vigente y que queden folios en el rango.
- Se registró la factura con IVA incluido: anule el registro y vuelva a ingresarla por el monto real, sin IVA.